Strona główna » Urząd » Struktura Urzędu » Wydział Organizacyjny
Wydział Organizacyjny
Dane kontaktowe
Naczelnik Agnieszka Szymczyk
pokój 315
Tel. 32 3491-844
or@swietochlowice.pl
Zakres spraw
Do podstawowego zakresu działania Wydziału Organizacyjnego należy prowadzenie spraw związanych z organizacją i funkcjonowaniem Urzędu, spraw kadrowych, administrowaniem budynkami i pomieszczeniami Urzędu, sprzętem, ubezpieczeniem mienia, zaopatrzeniem, przyjmowaniem, wysyłaniem, rozdzielaniem korespondencji, archiwum zakładowego, biurem rzeczy znalezionych, w tym w szczególności:
- Prowadzenie zbioru i rejestru zarządzeń wydanych przez Prezydenta Miasta.
- Prowadzenie zbioru i rejestru upoważnień i pełnomocnictw wydanych przez Prezydenta Miasta oraz koordynowanie spraw w tym zakresie.
- Prowadzenie rejestru pisemnych poleceń służbowych wydanych przez Prezydenta Miasta.
- Prowadzenie rejestru wydanych dla wykonawców poświadczeń w zakresie wykonanych robót budowlanych, dostaw i usług.
- Przyjmowanie, rejestrowanie skarg i wniosków, w tym prowadzenie centralnego rejestru skarg i wniosków oraz koordynowanie spraw związanych z rozpatrywaniem skarg i wniosków.
- Przyjmowanie, rejestrowanie petycji, w tym prowadzenie centralnego rejestru petycji oraz koordynowanie spraw związanych z rozpatrywaniem petycji.
- Prowadzenie zbioru zawartych z organami administracji rządowej porozumień w sprawie wykonywania przez Miasto zadań z zakresu tej administracji.
- Prowadzenie zbioru porozumień w sprawach wykonywania zadań publicznych zawieranych z innymi jednostkami samorządowymi.
- Prowadzenie zbioru statutów oraz regulaminów miejskich jednostek organizacyjnych.
- Prowadzenie zbioru dokumentów kontroli wewnętrznych i zewnętrznych Urzędu Miejskiego.
- Prowadzenie Centralnego Rejestru Umów.
- Prowadzenie spraw związanych ze współpracą z Sejmikiem i Zarządem Województwa Śląskiego oraz organami samorządowymi innych gmin i powiatów.
- Koordynowanie współpracy Urzędu Miejskiego z urzędami administracji rządowej.
- Koordynowanie działań poszczególnych komórek organizacyjnych Urzędu w zakresie zadań wynikających z przepisów ustawy o dostępie do informacji publicznej.
- Opracowywanie okresowych sprawozdań z działalności Prezydenta Miasta na sesję Rady Miejskiej.
- Wykonywanie czynności protokołowania.
- Zapewnienie obsługi administracyjno – kancelaryjnej Sekretarza Miasta, Miejskiego Rzecznika Konsumentów i radców prawnych.
- Prowadzenie wykazu podmiotów wyznaczonych przez Prezydenta Miasta, w których jest wykonywana kara ograniczenia wolności oraz praca społecznie użyteczna.
- Prowadzenie spraw związanych z kontrolą zarządczą w Urzędzie, w tym prowadzenie rejestru ryzyk, oceny ryzyka oraz doskonalenie mechanizmów kontroli.
- Koordynacja działań w zakresie procesu zarządzania ryzykiem w Urzędzie.
- Prowadzenie spraw osobowych pracowników Urzędu oraz dyrektorów/kierowników miejskich jednostek organizacyjnych z wyłączeniem szkół i placówek oświatowych.
- Prowadzenie spraw dotyczących zarządzania etatami i dysponowania funduszem wynagrodzeń.
- Organizowanie prac związanych z przeprowadzaniem i dokumentowaniem okresowych przeglądów kadrowych i ocen kwalifikacyjnych pracowników.
- Prowadzenie spraw związanych z zabezpieczeniem porządku i dyscypliny pracy w Urzędzie oraz przeprowadzanie kontroli w tym zakresie.
- Koordynowanie szkoleń zawodowych, prowadzenie ewidencji delegacji służbowych.
- Prowadzenie spraw dotyczących użytkowania samochodów prywatnych pracowników Urzędu do celów służbowych, w tym rozliczanie przyznanych limitów.
- Organizowanie staży oraz przygotowania zawodowego dla bezrobotnych, praktyk zawodowych w urzędzie dla młodzieży szkół średnich i wyższych.
- Prowadzenie spraw związanych z zakładowym funduszem świadczeń socjalnych.
- Zarządzanie budynkami i pomieszczeniami Urzędu, sprzętem, w tym ochrona budynków, zabezpieczenie przeciwpożarowe, dostawa mediów, dostawa usług telekomunikacyjnych, utrzymanie porządku i czystości, utrzymanie budynków w dobrym stanie technicznym.
- Zakupy zaopatrzeniowe, prowadzenie gospodarki materiałami zaopatrzeniowymi, odzieżą służbową i urządzeniami stanowiącymi wyposażenie Urzędu.
- Prowadzenie spraw związanych z eksploatacją taboru samochodowego Urzędu.
- Przyjmowanie, wysyłanie, rozdzielanie korespondencji na zewnątrz i wewnątrz Urzędu, w tym dokonywanie elektronicznej rejestracji korespondencji wpływającej do Urzędu.
- Obsługa centrali telefonicznej i urządzeń służących do monitoringu Urzędu.
- Rozliczanie kosztów związanych z zanieczyszczeniem środowiska przez spaliny z samochodów służbowych i kotłowni centralnego ogrzewania.
- Zaopatrzenie w pieczątki, pieczęcie, tablice urzędowe oraz prowadzenie ewidencji w tym zakresie.
- Prowadzenie spraw związanych z ewidencjonowaniem i rozliczaniem biletów tramwajowych.
- Prowadzenie spraw związanych z wynajmem pomieszczeń w budynkach Urzędu Miejskiego, w tym wystawianie faktur za wynajem.
- Prowadzenie ewidencji i wykonywanie czynności związanych z wywieszaniem dokumentów na tablicach ogłoszeń.
- Prowadzenie spraw związanych z ewidencjonowaniem i rozliczaniem prywatnych rozmów telefonicznych ze służbowej stacji telefonicznej.
- Prowadzenie zgodnie z obowiązującymi przepisami prawidłowej gospodarki magazynowej.
- Prowadzenie spraw związanych z ubezpieczeniem majątku Miasta.
- Prowadzenie biura rzeczy znalezionych, w tym ewidencjonowanie, przechowywanie i poszukiwanie osób uprawnionych do ich odbioru.
- Zapewnienie zabezpieczenia technicznego, materialnego, obsługę środków finansowych przy wykonywaniu zadań związanych z wyborami Prezydenta RP, do Sejmu RP, Senatu RP, Parlamentu Europejskiego, samorządowymi oraz przeprowadzanymi referendami i spisami powszechnymi.
- Wprowadzanie danych do BDO.
- Prowadzenie archiwum zakładowego w tym:
- gromadzenie, przechowywanie, ewidencjonowanie i zabezpieczanie dokumentacji wytwarzanej w urzędzie;
- przyjmowanie dokumentacji z komórek organizacyjnych na stan archiwum zakładowego;
- udostępnianie dokumentacji komórkom organizacyjnym tut. Urzędu;
- brakowanie dokumentacji niearchiwalnej i przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwum państwowego;
- przygotowywanie zmian w obowiązujących przepisach wewnętrznych dotyczących działania archiwum i czynności kancelaryjnych;
- bieżący nadzór nad przestrzeganiem instrukcji kancelaryjnej i archiwalnej w urzędzie;
- przygotowywanie rocznych sprawozdań z działalności archiwum zakładowego do archiwum państwowego.
W ramach Wydziału działa Referat Kadr.
Struktura Urzędu
- Wydział Architektury i Gospodarki Przestrzennej
- Wydział Bezpieczeństwa i Zarządzania Kryzysowego
- Wydział Ekologii i Gospodarki Odpadami
- Wydział Finansowy
- Wydział Geodezji i Kartografii
- Wydział Informatyki
- Wydział Infrastruktury Drogowej
- Wydział Inwestycji i Zamówień Publicznych
- Wydział Komunikacji
- Wydział Mienia Komunalnego
- Wydział Organizacyjny
- Wydział Rozwoju i Polityki Społecznej
- Wydział Spraw Obywatelskich
- Kancelaria Rady Miejskiej
- Zespół Radców Prawnych
- Biuro Audytu i Kontroli Wewnętrznej
- Biuro ds. Mieszkaniowego Zasobu Gminy
- Kancelaria Prezydenta Miasta
- Straż Miejska
- Urząd Stanu Cywilnego