Dane kontaktowe

Naczelnik Agnieszka Szymczyk
pokój 315
Tel. 32 3491-844
or@swietochlowice.pl

Zakres spraw

Do podstawowego zakresu działania Wydziału Organizacyjnego należy prowadzenie spraw związanych z organizacją i funkcjonowaniem Urzędu, spraw kadrowych, administrowaniem budynkami i pomieszczeniami Urzędu, sprzętem, ubezpieczeniem mienia, zaopatrzeniem, przyjmowaniem, wysyłaniem, rozdzielaniem korespondencji, archiwum zakładowego, biurem rzeczy znalezionych, w tym w szczególności:

1) Prowadzenie zbioru i rejestru zarządzeń wydanych przez Prezydenta Miasta.
2) Prowadzenie zbioru i rejestru upoważnień i pełnomocnictw wydanych przez Prezydenta Miasta oraz koordynowanie spraw w tym zakresie.
3) Prowadzenie rejestru pisemnych poleceń służbowych wydanych przez Prezydenta Miasta.
4) Prowadzenie rejestru wydanych dla wykonawców poświadczeń w zakresie wykonanych robót budowlanych, dostaw i usług.
5) Przyjmowanie, rejestrowanie skarg i wniosków, w tym prowadzenie centralnego rejestru skarg i wniosków oraz koordynowanie spraw związanych z rozpatrywaniem skarg i wniosków.
6) Przyjmowanie, rejestrowanie petycji, w tym prowadzenie centralnego rejestru petycji oraz koordynowanie spraw związanych z rozpatrywaniem petycji.
7) Prowadzenie zbioru zawartych z organami administracji rządowej porozumień w sprawie wykonywania przez Miasto zadań z zakresu tej administracji.
8) Prowadzenie zbioru porozumień w sprawach wykonywania zadań publicznych zawieranych z innymi jednostkami samorządowymi.
9) Prowadzenie zbioru statutów oraz regulaminów miejskich jednostek organizacyjnych.
10) Prowadzenie zbioru dokumentów kontroli wewnętrznych i zewnętrznych Urzędu Miejskiego.
11) Prowadzenie Centralnego Rejestru Umów.
12) Prowadzenie spraw związanych ze współpracą z Sejmikiem i Zarządem Województwa Śląskiego oraz organami samorządowymi innych gmin i powiatów.
13) Koordynowanie współpracy Urzędu Miejskiego z urzędami administracji rządowej.
14) Koordynowanie działań poszczególnych komórek organizacyjnych Urzędu w zakresie zadań wynikających z przepisów ustawy o dostępie do informacji publicznej.
15) Wykonywanie czynności protokołowania.
16) Zapewnienie obsługi administracyjno-kancelaryjnej Sekretarza Miasta, Miejskiego Rzecznika Konsumentów i radców prawnych.
17) Prowadzenie wykazu podmiotów wyznaczonych przez Prezydenta Miasta, w których jest wykonywana kara ograniczenia wolności oraz praca społecznie użyteczna.
18) Prowadzenie spraw związanych z kontrolą zarządczą w Urzędzie, w tym prowadzenie rejestru ryzyk, oceny ryzyka oraz doskonalenie mechanizmów kontroli.
19) Koordynacja działań w zakresie procesu zarządzania ryzykiem w Urzędzie.
20) Prowadzenie spraw osobowych pracowników Urzędu oraz dyrektorów/kierowników miejskich jednostek organizacyjnych z wyłączeniem szkół i placówek oświatowych.
21) Prowadzenie spraw dotyczących zarządzania etatami i dysponowania funduszem wynagrodzeń.
22) Organizowanie prac związanych z przeprowadzaniem i dokumentowaniem okresowych przeglądów kadrowych i ocen kwalifikacyjnych pracowników.
23) Prowadzenie spraw związanych z zabezpieczeniem porządku i dyscypliny pracy w Urzędzie oraz przeprowadzanie kontroli w tym zakresie.
24) Koordynowanie szkoleń zawodowych, prowadzenie ewidencji delegacji służbowych.
25) Prowadzenie spraw dotyczących użytkowania samochodów prywatnych pracowników Urzędu do celów służbowych, w tym rozliczanie przyznanych limitów.
26) Organizowanie staży oraz przygotowania zawodowego dla bezrobotnych, praktyk zawodowych w urzędzie dla młodzieży szkół średnich i wyższych.
27) Prowadzenie spraw związanych z zakładowym funduszem świadczeń socjalnych.
28) Zarządzanie budynkami i pomieszczeniami Urzędu, sprzętem, w tym ochrona budynków, zabezpieczenie przeciwpożarowe, dostawa mediów, dostawa usług telekomunikacyjnych, utrzymanie porządku i czystości, utrzymanie budynków w dobrym stanie technicznym.
29) Zakupy zaopatrzeniowe, prowadzenie gospodarki materiałami zaopatrzeniowymi, odzieżą służbową i urządzeniami stanowiącymi wyposażenie Urzędu.
30) Prowadzenie spraw związanych z eksploatacją taboru samochodowego Urzędu.
31) Przyjmowanie, wysyłanie, rozdzielanie korespondencji na zewnątrz i wewnątrz Urzędu, w tym dokonywanie elektronicznej rejestracji korespondencji wpływającej do Urzędu.
32) Obsługa centrali telefonicznej i urządzeń służących do monitoringu Urzędu.
33) Rozliczanie kosztów związanych z zanieczyszczeniem środowiska przez spaliny z samochodów służbowych i kotłowni centralnego ogrzewania.
34) Zaopatrzenie w pieczątki, pieczęcie, tablice urzędowe oraz prowadzenie ewidencji w tym zakresie.
35) Prowadzenie spraw związanych z ewidencjonowaniem i rozliczaniem biletów tramwajowych.
36) Prowadzenie spraw związanych z wynajmem pomieszczeń w budynkach Urzędu Miejskiego, w tym wystawianie faktur za wynajem.
37) Prowadzenie ewidencji i wykonywanie czynności związanych z wywieszaniem dokumentów na tablicach ogłoszeń.
38) Prowadzenie spraw związanych z ewidencjonowaniem i rozliczaniem prywatnych rozmów telefonicznych ze służbowej stacji telefonicznej.
39) Prowadzenie zgodnie z obowiązującymi przepisami prawidłowej gospodarki magazynowej.
40) Prowadzenie spraw związanych z ubezpieczeniem majątku Miasta.
41) Prowadzenie biura rzeczy znalezionych, w tym ewidencjonowanie, przechowywanie i poszukiwanie osób uprawnionych do ich odbioru.
42) Zapewnienie zabezpieczenia technicznego, materialnego, obsługę środków finansowych przy wykonywaniu zadań związanych z wyborami Prezydenta RP, do Sejmu RP, Senatu RP, Parlamentu Europejskiego, samorządowymi oraz przeprowadzanymi referendami i spisami powszechnymi.
43) Wprowadzanie danych do BDO.
44) Prowadzenie archiwum zakładowego w tym:
a) gromadzenie, przechowywanie, ewidencjonowanie i zabezpieczanie dokumentacji wytwarzanej w urzędzie;
b) przyjmowanie dokumentacji z komórek organizacyjnych na stan archiwum zakładowego;
c) udostępnianie dokumentacji komórkom organizacyjnym tut. Urzędu;
d) brakowanie dokumentacji niearchiwalnej i przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwum państwowego;
e) przygotowywanie zmian w obowiązujących przepisach wewnętrznych dotyczących działania archiwum i czynności kancelaryjnych;
f) bieżący nadzór nad przestrzeganiem instrukcji kancelaryjnej i archiwalnej w urzędzie;
g) przygotowywanie rocznych sprawozdań z działalności archiwum zakładowego do archiwum państwowego.
2. W ramach Wydziału działa Referat Kadr (symbol komórki RK).